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Règlement d'organisation du Conseil communal (législature 2021-2026)

Approuvé par le Conseil communal le 17 avril 2021 · en vigueur dès le 17 avril 2021 (abroge le règlement du 26 avril 2016) · 23 articles · Source gletterens.ch ↗ · PDF officiel ↗

23 articles
Préambule (autorité, bases légales)

REGLEMENT D'ORGANISATION DU CONSEIL COMMUNAL

Le Conseil communal de la Commune de Gletterens Vu:

– L'article 61 al. 4 de la loi du 25 septembre 1980 sur les communes (LCo, RSF 140.1); – Le règlement communal sur le statut et la rétribution des conseillers communaux,

Arrête:

Art. 1
Constitution et répartition des dicastères
Chap. I : Organisation
  1. 1
    La convocation à la première séance ainsi que la constitution du Conseil communal nouvellement élu sont réglées conformément à l'article 58 LCo.
  2. 2
    Le Conseil communal détermine les différents dicastères et leur répartition entre les membres. La liste de la répartition figure en annexe du présent règlement. La même règle s'applique en cas d'élections complémentaires.
Art. 2
Registre des intérêts
Chap. I : Organisation
  1. Chaque membre du Conseil communal signale au ou à la secrétaire communal-e le ou les liens qui le lient à des intérêts privés ou publics au sens de l’article 13 de la loi sur l'information et l'accès aux documents (Linf) (RSF 17.5). Il en va de même de tout changement survenant en cours de législature.
Art. 3
Remise des affaires
Chap. I : Organisation
  1. La remise des affaires a lieu conformément à l'article 59 LCo.
Art. 4
Jour des séances, calendrier des séances, convocation
Chap. I : Organisation
  1. 1
    Les séances ordinaires du Conseil communal se déroulent en général le mardi à 17h30 dans la salle du Conseil sise à l'administration communale. L'ordre du jour est réglé à l'article 10.
  2. 2
    En outre, le Conseil communal peut être convoqué pour les motifs cités à l'article 62 al. 2 LCo.
Art. 5
Dossiers
Chap. I : Organisation
  1. 1
    Pour les affaires devant être traitées par le Conseil communal, des copies des pièces essentielles des dossiers nécessaires à la prise de décision doivent être remises à tous les membres du Conseil communal par le secrétariat, soit de manière physique, soit sur une plate-forme électronique sécurisée. Chaque membre du Conseil communal peut demander des copies d’autres pièces du dossier auprès du responsable du dicastère.
  2. 2
    Les dossiers non copiés ainsi que des dossiers transmis au Conseil communal à titre d'information sont mis à disposition des membres du Conseil communal au secrétariat ou sur une plate-forme électronique sécurisée pour consultation.
  3. 3
    Chaque membre du Conseil communal veille à conserver en lieu sûr les dossiers reçus. Lorsqu'il quitte ses fonctions, il remet les dossiers soit à son successeur, soit au secrétariat.
Art. 6
Consultation des dossiers
Chap. I : Organisation
  1. 1
    Les membres du Conseil communal ont le droit de consulter tous les dossiers de l'administration communale nécessaires à l'exercice de leur fonction.
  2. 2
    Les dossiers qui relèvent de la sphère privée sont traités avec toute la réserve voulue.
  3. 3
    Le droit de consulter les données fiscales et les dossiers d'aide sociale est autorisé pour de justes motifs.
Art. 7
Procès-verbal
Chap. I : Organisation
  1. 1
    Les séances du Conseil communal font l'objet d'un procès-verbal conformément à l'article 66 LCo.
  2. 2
    Par principe, le procès-verbal résume les aspects importants des délibérations et de la décision.
  3. 3
    Le procès-verbal est assuré par le ou la secrétaire ou placé sous sa responsabilité. Une fois rédigé, il est mis à disposition de tous les membres du Conseil communal en vue de son approbation ultérieure.
  4. 4
    Sur décision préalable, le Conseil communal traite les propositions de modifications et approuve le procès-verbal.
  5. 5
    En cas de difficultés, les débats peuvent être enregistrés. Le cas échéant, les enregistrements sont conservés jusqu'à la décision du Conseil communal de les détruire.
  6. 6
    Le procès-verbal n'est pas accessible au public. Toutefois, le Conseil communal peut autoriser, par une décision prise à l'unanimité, la consultation de tout ou partie du procès-verbal de la séance (art. 103bis al. 2 let. a LCo).
Art. 8
Documentation
Chap. I : Organisation
  1. 1
    Les propositions soumises au Conseil communal doivent être accompagnées des documents ou indications orales utiles à la compréhension de l'affaire.
  2. 2
    Pour le courrier émanant du Conseil communal, en règle générale, le conseiller où la conseillère communal-e qui fait la proposition soumet un projet ou en supervise sa rédaction.
Art. 9
Exécution des décisions
Chap. I : Organisation
  1. 1
    Les décisions du Conseil communal sont exécutées, en principe, sous la responsabilité du conseiller ou de la conseillère communal-e qui a formulé la proposition.
  2. 2
    Lorsque l'objet concerne plusieurs dicastères, les conseillers ou conseillères communaux-ales responsables se coordonnent.
Art. 10
Ordre du jour
Chap. II : Seances
  1. 1
    Les affaires sont portées à l’ordre du jour lorsqu'elles sont annoncées au secrétariat jusqu'au lundi à 11h00.
  2. 2
    La Secrétaire établit l'ordre du jour des séances au vu des affaires qui ont été annoncées.
  3. 3
    Le secrétariat adresse à tous les membres du Conseil communal l'ordre du jour jusqu'au lundi à 12h00.
  4. 4
    A titre exceptionnel, le Conseil communal peut, d'entente avec tous les membres présents à la séance, entrer en matière sur des affaires ne figurant pas à l’ordre du jour.
Art. 11
Huis clos
Chap. II : Seances
  1. Les séances du Conseil communal se tiennent à huis clos. Toutefois, en présence d'un intérêt particulier justifiant la publicité, le Conseil communal peut décider de lever entièrement ou partiellement le huis-clos (art. 62 al. 3 LCo et art. 5 al. 2 Linf).
Art. 12
Direction des débats
Chap. II : Seances
  1. Le Syndic ou la Syndique dirige les séances du Conseil communal. En cas d'absence ou de récusation, l'article 61a al. 4 LCo s'applique.
Art. 13
Recours à des spécialistes
Chap. II : Seances
  1. Le Conseil communal peut entendre des tiers avant de prendre ses décisions.
Art. 14
Déroulement des délibérations
Chap. II : Seances
  1. 1
    Le Syndic ou la Syndique donne d'abord la parole au conseiller où à la conseillère communal-e responsable de l'affaire en délibération, puis, le cas échéant, au(x) conseiller(s) communal(aux) ou à la (aux) conseillère(s) communale(s) de(s) l'autre/autres dicastère(s) concerné(s). La discussion est ensuite ouverte.
  2. 2
    Pour les affaires complexes ou sur proposition d'un de ses membres, le Conseil communal peut décider de mener d’abord un débat d'entrée en matière.
  3. 3
    Le Syndic ou la Syndique clôt la discussion lorsque la parole n'est plus demandée ou qu'une motion d'ordre y afférente a été approuvée.
Art. 15
Décisions et nomination
Chap. II : Seances
  1. 1
    La procédure de prise des décisions ainsi que celle relative aux nominations sont réglées à l'article 64 LCo.
  2. 2
    Conformément à l’article 64 al. 2 LCo, les membres du Conseil communal sont tenus de se prononcer.
Art. 16
Information et accès aux documents
Chap. II : Seances
  1. 1
    Le Conseil communal informe la population conformément à l’article 83a LCo ainsi qu'aux articles 42a, 42b et 42e à 42f RELCo.
  2. 2
    Les demandes d'accès aux documents sont traitées conformément aux articles 42c et 42g RELCo.
Art. 17
Signature
Chap. III : Representation
  1. Les actes du Conseil communal et les éventuels actes d'autres organes de la commune sont signés conformément à l'article 83 LCo.
Art. 18
Délégations de compétences
Chap. III : Representation
  1. En application de l'article 61 al. 5 LCo, le Conseil communal procède à des délégations de compétence pour traiter des affaires d'importance secondaire et prendre les décisions y relatives conformément au règlement des finances (RFin) et au règlement d'exécution des finances (REFin).
Art. 19
Règles financières
Chap. III : Representation
  1. Les règles financières de la compétence du Conseil communal font l’objet d'un règlement distinct.
Art. 20
Procédure de règlement des conflits
Chap. IV : Situation conflictuelle
  1. 1
    En situation de conflit, le Syndic ou la Syndique convoque une séance extraordinaire. En cas de besoin, il ou elle peut proposer une-e mentor ou un médiateur où une médiatrice.
  2. 2
    Lorsque le Syndic ou la Syndique est à l'origine du conflit, deux conseillers ou conseillères communaux-ales peuvent convoquer une séance extraordinaire.
  3. 3
    Les discussions se déroulent de manière à aboutir à une solution commune.
  4. 4
    Lorsque des irrégularités sont constatées, les articles 150 ss LCo s'appliquent.
Art. 21
Règlement sur le statut et la rétribution des membres du Conseil communal
Chap. V : Statut et retribution
  1. Le nombre des membres du Conseil communal exerçant leur fonction à plein temps est de 0.
Art. 22
Règles d'exécution
Chap. V : Statut et retribution
  1. 1
    La rémunération des membres du Conseil communal sont rétribués conformément à l'annexe 2 du présent règlement.
  2. 2
    A moins d’un autre système de rémunération choisi dans le règlement précité, l'annexe 2 fixe le montant des vacations, des jetons de présence et des divers défraiements des membres du Conseil communal.
Art. 23
Entrée en vigueur et publication
Chap. VI : Dispositions finales
  1. 1
    Le présent règlement abroge le règlement d'organisation du conseil communal du 26 avril 2016 et entre en vigueur le 17 avril 2021
  2. 2
    Le présent règlement est publié sur le site Internet de la commune, avec les autres règlements communaux.

Annexes et pièces jointes

Liste des annexes

Annexe 1: Liste de répartition des dicastères (art. 1 al. 2 du règlement).

Annexe 2: Rétribution des membres du Conseil communal (art. 22 du règlement).

Annexe 3: Charte du Conseil communal